こんにちは、村長のすももです。
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介護の現場は時間に追われていつも忙しい。
スタッフは朝から右へ左へバタバタと走り回る。
雰囲気を敏感に感じ取られ、状況を察したご利用者は
「手伝えることはないだろうか」とおもむろに席を立ち歩みよるも
「じっとしていてください！」と必ず注意がとんでくる。
「わかってはいるけど余裕がなく、ついつい大きな声を出してしまう」
とスタッフはいつも後悔をしてしまう。
そんな悪循環が介護の現場では横行しています。
こんな現状はありきたりかもしれませんが、ひとつだけ言えることは
みんな自分に与えられた仕事を責任もって終わらせようと頑張っている
ということです。
頑張ってはいるけども
・一生懸命やっているのに定時に終わらない
・ずっと動きっぱなしで落ち着かない
・何か起こるたびに振り回される
・休憩もまともにとれない
・帰るころにはもうヘトヘト
なんて経験をしていないでしょうか。
こんな状況は、なんとか改善しようと思っていてもなかなかかえられません。
それにはいくつかの原因があるのです。
たとえば
・はじめから無理なスケジュールを組んでいる
・依頼された仕事を優先しているので、自分の仕事が後回し
・ミスが多く仕事のやり直しでさらに遅くなっている
このようなことが原因であれば、能力や気合ではなんとかなりません。
スケジュールの組み方や段取りが問題なのです。
つまり、事前に準備することが大切だということです。
「仕事は準備が９割」「仕事は段取りとスケジュールできまる」なんて言葉は有名です。
この言葉が有名になった理由がちゃんとあるはずですよね。
同じ仕事をやっていても、準備が上手な人には余裕があるのです。今日はそれを学んでいきましょう^^
今日のテーマは「仕事の成功は準備できまる」です。
みなさんも、この記事を読んですごい準備力を身につけ
忙しい毎日の中に「余裕」を取り戻し、よりよい「成果」に
つなげていきましょう。
この記事で学べること
１．準備するメリットが理解できる
２．具体的な準備の方法がわかる
「仕事は予定通り進まないもの」と認識しておく
そもそも介護の仕事は予定の通りに進まないことがほとんどです。
その理由は「介護の仕事は大変複雑な作業の連続」だからです。
ご高齢の要介護者の方を支援する性質上、イレギュラーなことも多く発生します。
ご利用者の急な発熱や体調不良、転倒や怪我による通院介助などが発生すると
今日やろうと思っていた段取りがすべて吹き飛びます。
つまり介護の仕事は「段取りがすべて吹き飛んだ時の段取り」まで済ませておく必要があるのです。
このようなことを理解し、頭を使い賢く判断していかなければご利用者を満足させるサービスを提供することはできません。
「介護は誰でもできる仕事じゃない。特に成果を出したいなら頭を使わないとだせない。君は賢く考えられる人間かい？」
これは村長が新米時代に経営者からかけられた言葉です。世間では介護は誰でもできる仕事だと言われることがあります。みなさんはどう思いますか？^^
介護の仕事は業務にとりかかる前に考えることがあります。
・たくさんの業務の中で
・何から手をつければいいか
・どの順番で進めていくか
・途中で作業が止まってしまう可能性はあるか
・あとで困らないように準備しておくことは何か
・いつ、誰と、何について話し合っておけばスムーズに仕事が進むか
・今日１日（又は将来）の仕事のゴールのイメージを明確にして
・チーム内ですり合わせを行います
これらの一連の流れを一般的に「段取り（準備）」と呼ぶのです。
人手不足さえ解消すれば余裕ができると思っていましたが、自分に足りないところが見つかった気がします。
チーム全体が準備を意識できるようになると、もっと余裕がうまれますよ^^
たしかに人手不足も根本的な原因だと思いますが、今すぐ解決できない大きな課題を考えていても改善は困難です。「いまある環境の中でできる事」を考えてみましょう^^
「準備したから、もう大丈夫」は大丈夫じゃない
準備することは決して難しいことではありませんが、甘く考えてはいけません。
よく失敗している人の特徴として
「もう大丈夫だ」と油断してしまって、準備の「詰め」を疎かにする人です。
・「これじゃお昼までにお風呂終わらないよ」
・「今になってそんな事言われても、もうすぐ面会来ちゃうよ」
・「どうしてコレを先にやっていないの？優先順位わかってる？」
・「時計みて仕事しているの？」
・「なんで主治医に一声言ってないの」
・「先に総務課を通さないと、稟議おりないでしょ」
残念ですが、このような状況ではすでに手遅れな場合が多いです。
では、しっかりと詰めまで準備を行った「もう大丈夫な状態」とはどのようなことでしょうか。
前章でもお伝えしたように「介護の仕事は大変複雑な作業の連続」です。
完璧に準備することは難しいかもしれませんが、限りなく完璧には近づくことができると思います。ここからは準備の進め方を１つ１つみていきましょう。
準備の進め方は６ステップ
ステップ１：達成目標を明確にする
まずは達成するべき目標がなにかを具体的にはっきりとさせましょう。
たとえば
「お昼からクリスマス会を開催するので、午前中のうちに午後の仕事も終わらせておく。」
なんて達成目標だとします。理由もちゃんとありますよね。
この例えはかなり短期的な達成目標となっていますが長期の達成目標でもやり方は同じです。
たとえば
「６ヵ月後の冬のボーナスを多くもらいたいので、売り上げ目標を達成する。」
などです。
何が達成するべき目標なのか、なぜその目標を立てたのか
これらを明確にすることが最初のステップです。
ステップ２：余裕のある期日の設定をする
どんなに良い準備をしていても、そもそも無謀な期日を定めていたら、不測の事態が発生した場合に修正が利かなくなってしまいトラブルの原因となります。
一般的にはゴールから逆算をして期日を組んでいきますが
ある程度の余裕を持たせておくことが重要となります。
余裕をもって確実に達成できる期日を選択することが無難です。
安請け合いして「約束を守れなかった」ときの方が信用を失ってしまう恐れがあります。
慣れないうちはある程度余裕を持たせた期日を設定しておきましょう^^
ステップ３：行うべき業務をリストアップする
「達成目標」と「期日」が決まったら、具体的な業務の洗い出しを開始します。
慣れてくれば頭の中で行うことができるようになりますが
できればノートやメモ帳などを活用しましょう。
理由は
・ミスを予防できる
・追加の業務があっても整理できる
・可視化することで次回からも役に立つ
などがあげられます。
最初のうちは思いついたままにリストアップしても大丈夫です。繰り返しているうちに精度が向上していきます。
ステップ４：優先順位の決定
業務の優先順位を決めていきます。
期日までに間に合うように
重要度、緊急度の高い業務から優先的に手をつけていきます。
優先順位をつけるメリットとして
核となる業務を先に終わらせておくことで、途中でトラブルにあった際でも修正が可能になることです。
重要度が高い業務を後回しにしておくと、期日に間に合わない可能性もあります。
状況によっては優先度の低い作業自体を行わなくする。といった選択肢もありだと思います。
ステップ５：業務の整理と分担
いざ準備をスタートすると、大小あわせて様々な業務が発生します。
それら全てを１人で行うことには限界があります。
大切なポイントとして
人に依頼する（業務を分担する）
といった方法があります。
たとえば会議を開催するにあたっては
「連絡係り」、「資料作成係り」、「会場設営係り」、「発表係り」、「司会」などの様々な業務が発生します。
しっかりと業務を分解して、整理・分担していきましょう。
ステップ６：計画の実行
立てた計画の通りに事が進めばよいのですが、介護の現場はイレギュラーが多いのも事実です。完璧を求めるのではなく、まずは業務を前に進めることを重視してください。
１００点をとるのは難しいですが、８０点をとるのはさほど難しいことではありません。
この２０点にこだわり過ぎていては、無駄に時間を浪費してしまう可能性があります。
それでも準備通りに進まないときには、早めに上司や関係者に相談してみましょう。
準備をするタイミングはいつなのか
仕事への取りかかりが後であっても、すでに仕事にとりかかっていたとしても、段取りだけはすぐにやっておきましょう。
理由は３つあります。
一つ目
「段取りをつけてみないと、達成可能かどうかがわからない」からです。
仕事を分解して時間を見積り、スケジュールを組んでみたら、とても期限に間に合いそうにない・・・。
という場合があります。
後になってから「やっぱり無理です」は相手の信用をなくしてしまう最も迷惑な行為となってしまいます。
しっかりと準備ができるようになるまでは、仕事を依頼されても即答で「はい。」はやめておきましょう。
二つ目
「早い段階で不明点を明らかにしておく」ためです。
段取りをするだけでも多くの事をチェックできます。不明点は早期に解決しておくべきです。後になって解決したい時に、解決してくれる人がそばにいるとは限りません。
三つ目
「次の仕事を受けられる状態にしておく」ためです。
段取りがつかないうちに、次の仕事の指示を受ける可能性があります。
段取りをつけておかないと、スケジュールに余裕があるかどうか正しく判断することができません。
自分のスケジュールに余裕があるかどうかを判断するポイントに
取り組んでいる仕事にどれくらいの時間を費やしているかを知る必要があります。
この仕事には○○分かかる、こっちの仕事には△時間かかる。
なんてことを考えられるようになると、無理のないスケジュールを組むことができるようになります。
最後に
いつまでも仕事に追われて時間が足りなかったり
仕事の抜けやもれ、ミスが多くてスムーズに仕事が進まなかったりなど
解決したい悩みは人それぞれだと思います。
人手不足も原因の根本にあるかもしれませんが、ここはひとつ
「自分にも課題があるかもしれない」と視点をかえてみましょう。
しっかりとした準備ができていれば、ほとんど成功していると言っても過言ではありません。
上手くいかないのは「準備不足かもしれない」と考えてみることで解決できる問題があるかもしれません。
誰かの役に立てれば幸いです。
それではまた！
