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みなさんは日々の業務の中で「報告の仕方」について意識したことはありますか？
実はとても大切なことなんです。
例えば上司や先輩社員へ報告する場面で、以下のような経験をしたことはないでしょうか。
〇いつも報告が遅いと怒られる。
〇何が言いたいのかわからないと指摘される。
〇要点がまとまっていないと注意される。
〇客観性がないとダメだしを受ける。
〇ちゃんとこっちを見て話を聞いてくれない。
〇そもそも報告をきく時間を作ってくれない。
〇いつもイライラした表情をされる。
〇途中から面倒くさそうにされる。
気を付けておきたいのは
報告を軽視している人と、重視している人との間には与えられる評価が大きく違ってきます。
報告が上手くできないと「こいつは仕事ができない奴だな」なんて思われて
評価がさがっているかもしれません。
人事考課などで「報告・連絡・相談」といった内容があった場合、評価が低い方は特に要注意です。
評価はお給料に直結します。良い方が得するに決まってますよね。
今回のテーマは「報告の仕方のポイント」です。
すぐに使える実践的な内容になっていますので、ぜひ最後までご覧ください。
この記事で学べること
１．報告とはなにか？答えとポイント
２．報告のタイミング、定型文と配慮したいこと
３．上司に評価される報告の極意
報告とは何か？答えとポイント
google検索してみると
ほうこく【報告】
告げしらせる、特に、任務・調査などを行った状況や結果について述べること。またその内容。
との定義がでてきました。
何事も定義は大切です。が、重要なのは理解して使いこなせているかなのです。
最初に結論から。
報告とは、あなたの義務です。
そして報告の際に意識しておきたいポイントは
①必ず結果を先に、簡潔に伝えます。
②長期間の仕事は、中間報告が必要。
③ミスやクレーム等はいち早く。
④上司の関心ごとにあわせる。
今日から早速、上の①～④を意識して報告をしてみてください。
出来ていると思っていた人も振り返ってみると意外とできていないポイントもあるのではないでしょうか。
上司との人間関係はとりあえず置いといて、少し落ち着いて「報告の本質について」少し考えてみましょう。
例えば
交通事故は「１０：０」で過失がはっきり分かれるケースがあります。
信号待ちしていてぶつけられたら、すべての過失はぶつけた側にありますよね。
報告に置き換えた場合は、過失がはっきりしていることは「 極まれ 」です。
つまり、上司や先輩達とうまく報告ができていない現状は、あなたにも過失がある可能性が高いのです。
正しい報告のタイミング
報告は悪いタイミングでしてしまうと最悪です。
逆に良いタイミングで報告ができると最高に仕事のパフォーマンスが向上します。
それでは、どんなタイミングで報告するのかみていきましょう。
①指示された任務が終了したとき
②長期の仕事の進捗状況等の中間報告
③状況の変化や指示内容の方向性を変更する必要が生じたとき
④指示の目標に到達できない可能性がでてきた時、事故やミスが起きた時
ひとつめは
あなたは指示を受けている側なので、任務が終了した時には必ず結果を報告しないといけません。
注意したいことは、上司や先輩から「結果はどうなった？」と確認される前に報告することです。
上司や先輩は、まだかまだかと結果報告を待っている可能性が高いのです。
報告が遅れると
・指示したことを忘れているんじゃないかな（ハラハラ・ドキドキ）
・こっちから確認しないと報告もできないのか（ソワソワ・イライラ）
なんて思われることもあります。
これはあなたにとって大きな損ですよね。
次に、報告の期限もあわせて確認しておきましょう。
上司から「〇〇の件、急いでね。」とお願いされた場面では
「急いでね。」の受け取り方は人それぞれ違います。
１時間以内？午前中いっぱい？それとも今日中でしょうか？
最初から不安要素を残したまま任務にあたることは、ほぼ失敗すること確定です。
「勇気をもって期限を確認すること」も重要なのです。
ふたつめは
長い任務を行うときは、必ず「中間報告」というものを意識してください。
上司（指示を出した側）が進捗状況を確認するために重要なのです。
指定された期限までにまだ〇〇日あるな。なんて余裕こいてたら
急に期限を短くするよう追加の指示を受けたり
自分はちゃんとやってるつもりでも、認識のズレから頓珍漢な任務を行っておりまったく結果にコミットしない仕事をむだにおこなっていることもあります。
こういった事態を避けるためにもこまめな中間報告（進捗状況報告）は重要なのです。
みっつめは
指示を受けた時から状況が変化したり、内容の変更を余儀なくされる事態が発生したときなどです。
例えば、外出レクリエーションの企画を指示されていたが、どうやら当日は大雨の予報。
準備していた物品や車両などはどうしたらいいんだろう。。。
日程の変更や企画自体の変更や中止も視野に練り直さなければ！なんてことはよくありますよね。
ここで大切なのは
勝手に自己判断せずに、指示を出した上司と共に練り直してください。
よっつめは
任務中に課題が発生したときなどです。
※課題の大きさは関係ありません。
これはよくトラブルになりやすいため特に注意したいところです。
例えば自分のミスで任務の進捗に大小、影響を与えてしまったとします。
このような時には直ちに報告することが求められます。
以下はおさえておきたい基本の「き」です。
・悪い報告は直ぐに報告することがマナー、事故が大きくなるなど傷口を広げます
・しまい込んだり、先延ばしにすると、今まで築き上げた信用を失う
※たとえ報告を先延ばしして、自分でなんとかしようとして上手くいったとしても先延ばしにした事実（隠ぺい）は消えません。
たまたま大きなトラブルにならなかっただけかもしれませんし村長だったら報告しない人間に今後、新たな任務を指示しようとも思いません。
あなたは信用を失ったということになります。結果オーライじゃないのです。
報告時に配慮したいこと
ここでは報告時の小技を紹介します。
①事実のみ、客観的に伝える。
客観的とは
第三者としてモノを見たり考えたりすること。です。
自分の思いや意見を取り入れるのではなく、事実を具体的に、数字のようにハッキリと誰でもわかるスケールを用いておこなってください。
②主観を言うときは、主観を言うことを相手に伝えてから、客観性と混合しない。
報告の大原則は客観的にですが、主観（私見）を求められていることもあります。
しかし、主観と客観をごちゃまぜにして報告すると、聞いている側はどこまで主観？どこまで客観？と混乱してしまいます。
終いには「あなたの言っていることは〇〇で、××で、結果、△△ということかな。」
なんて上司に「まとめ」をしてもらう始末。これだけは避けたいですね。
③タイミングが重要、上司の都合も配慮（電話の報告は更に気を付ける）
上司は基本的に忙しい生き物です（たぶん）
多忙でなかったとしても、１日のタイムスケジュールを立てて計画的に仕事をこなしています。
逆にあなたが忙しい時に急に報告を受けても、ほとんどの場合は迷惑となるでしょう。
主役は報告を受ける上司であることを意識しておきましょう。
また、電話で報告する際には相手が今どのような状況かがみえないので特に注意してください。
④緊急時を除いて、伝言は不可。伝言の場合は、後ほど直接報告しましょう。
報告は直接行うことが原則です。上司への報告を別の誰かに伝言して伝えるなどは
大変失礼にあたります。ただし、緊急時は大丈夫。後ほどお詫びと共に直接報告しましょう。
⑤誰に報告するのか間違わないようにすること、基本的には指示した人に報告。
報告相手をテキトーに決めていると大きなトラブルのもとになります。
自分の言動が相手に与える影響を常に考えて行動することがトラブル予防になります。
報告時の定型文
電話対応などにも定型文があるように、実は報告にもいくつかの定型文が存在します。
定型文を活用して報告ができるようになると、周囲からの信用度アップにつながります。
ここでは、知っておくとそれっぽい報告の定型をご紹介します。
先日、指示いただいた〇〇の件でご報告したいのですが、〇分ほどお時間よろしいでしょうか。
忙しくないだろうか、いま余裕があるだろうか、この後に重要な会議などへの参加がないだろうかと
相手の様子を伺いながら、相手の都合にあわせようとしている感を前面に出してみましょう。
緊急のご報告です。お忙しいところ申し訳ありませんが、〇分ほどよろしいでしょうか。
緊急の報告のため、事の重大さをわかってもらう必要があります。臆せずにしっかりと、強くはっきり状況が伝わるように声をかけましょう。
電話で失礼します。〇〇の件ですが、取り急ぎ結果のご報告だけでもよろしいでしょうか。
報告の基本は直接伝えることですが、電話で報告する場合もあります。
前項でも紹介しましたが、電話だと相手の状況がわからないため長々と話をすることは避けなければなりません。電話報告のOKがもらえたら
「結論だけ申し上げます。詳細は後ほどご報告します。」など前もって伝えて簡潔に済ませるように心がけましょう。
※電話で全部話してほしい。と言われた場合でも、だらだらと話さないように注意！
簡潔にシンプルにを心がけてください。相手への配慮を忘れないようにしましょう。
〇〇の件ですが、長くなるので時間をとっていただくことは可能でしょうか。
明らかに報告の内容が多い場合もあります。
忙しい上司に都合をつけてもらい、自分の報告を長時間聞いてもらうことになるため、あらかじめ時間を作ってもらえるよう働きかけてみましょう。
いかがでしたか？
定型文を知っていれば、あとは状況に応じて内容を少しアレンジするだけで、どのような場面でも対応が可能になります。
上司に評価される報告の極意
①詳細な報告をするとき
詳細な報告（状況、原因、経過など）をするときは
上司から質問があった場合に答えるとスムーズになります。
相手の都合を考えずに、求められてもいない詳細な報告はNGです。
聞きたそうにしている、質問があった。など相手からリアクションがあれば
「〇〇について、もう少し深くお伝えしたほうがいいですか？」と伺ってみましょう。
また、詳細な報告では経過を伝えることが多くなります。
数時間分、数日分の報告がある際には時間軸をもった報告が大切です。
口頭説明が長くなりそうだったり、複雑で伝えずらい場合は資料を準備してみるのもよいです。
聞く側がわかりやすいように工夫したり、ストレスを感じない配慮も重要となります。
②問題点と対策
現状における問題点は何であるかを簡潔に説明し、考えた対策を私見として述べます。
問題点の確認や対策の立案は基本的に上司が考える事でもあり、意見を求められた場合に伝える方がよいかもしれません。
③私見
最後に評価値のもっとも高い「私見」について説明します。
有能な上司ほど、部下のあなたに「私見」を求めてきます。これは絶対です。
なぜかと言うと、あなたに
・考えさせたい（考える癖をつけさせたい、考察力を高めたい）
・学ばせたい（学ぶ癖をつけさせたい、学習力を高めたい）
・要点化できているのか確認したい（任務の本質の理解度、重要なポイントを押さえているか）
・問題解決能力を向上させたい（）
・現在の実力を知りたい（
・
・・・あげるときりがありません。
つまり、上司はあなたの口から出る「私見」の内容に大きな期待をよせているということです。
上司が考えもつかなかった答えや問題の本質の「的を得た考察」ができるといっきに評価があがります。
やっちゃいけないのが、何も考えていないこと。
これはもう最悪です。言われたことしかやらない、考えて行動できないロボットのような人材は行く行くは期待すらされなくなる恐れがあります。
自分では思いつかなかったり自信がなければ、一度だれかに相談してみて意見をもらうなどもGOODです！
一人で考え込む必要はないのです、介護は多職種連携。様々な方の意見を自分に取り込んで成長の糧にしていきましょう。
最後に
報告とは、自分が言いたい事を伝えるのではなく、しっかりと上司の関心ごとに
フォーカスし、先に結果から伝えることを意識すると上手くいきます。
また、相手が忙しくないか等のタイミングを図りつつ、配慮が必要です。
どうしても報告が苦手な人は定型文を暗記して、状況に応じてアレンジしてみましょう。
村長も何度も何度も上司から叱られて悩んだ時期もありました。
周囲に上手に報告している先輩がいたので真似してみることで上手くいったこともありました。
「報告の仕方」ひとつとっても、結構なボリュームがあります。
今日から急にできるほど簡単なことではありませんが少しずつ、少しずつ、身に着けていきましょう。
共に学んで、ひとつ上の自分を目指しましょう
それでは、また次回！
